Мы разбираем, на что уходит рабочее время ваших сотрудников, считаем, сколько это стоит в рублях, и показываем, какую часть этой работы можно передать системе. Результат — «Карта автоматизации»: список процессов с экономикой, сложностью и приоритетом.
| Поставщик А | Поставщик Б | Поставщик В | |
|---|---|---|---|
| Цена за тонну | 86 400 | 84 900 | 88 100 |
| Срок поставки | 14 дн. | 21 дн. | 10 дн. |
| Отсрочка | 30 дн. | 0 | 45 дн. |
| Соответствие ТЗ | да | сталь С245 | да |
Большие проблемы компании обычно видны и без аудита: о них говорят на совещаниях. Дорогими чаще оказываются другие вещи — перенос данных из письма в 1С, поиск нужной версии договора, сверка двух таблиц, ответ на один и тот же вопрос клиента в пятидесятый раз за неделю. Каждое такое действие занимает три-пять минут. В сумме — сотни часов в месяц и заметная доля фонда оплаты труда.
Аудит нужен, чтобы увидеть эти операции, измерить их и решить на основании цифр, а не впечатлений: где ИИ даст экономию, где хватит простого скрипта, а где лучше ничего не менять.
Если сотрудник 40 раз в день выполняет одну последовательность действий — мы проверим, зачем это до сих пор делает человек.
Аудит охватывает процессы, где много повторяющихся операций с текстом, документами, письмами и данными в учётных системах. Обычно мы начинаем с 3–7 процессов, которые руководство считает самыми трудоёмкими.
Заполнение карточек после звонков, подготовка коммерческих предложений, follow-up, обновление статусов сделок, ответы на типовые запросы.
Приём счетов, УПД, актов и договоров, извлечение реквизитов, сверка с заказами, разнесение в 1С, контроль комплектности.
Первая линия, классификация обращений, поиск ответа в базе знаний, маршрутизация на специалистов, контроль сроков.
Общие ящики, куда приходят заказы, претензии, запросы цен и документы. Разбор, распределение, создание задач.
Сверка первичных документов, акты сверки с контрагентами, подготовка платёжных реестров, контроль дебиторской задолженности.
Сравнение коммерческих предложений поставщиков, разбор тендерной документации, проверка требований и сроков.
Приём заявок, обновление статусов, информирование клиентов, работа с отклонениями по срокам и адресам.
Поиск по регламентам и инструкциям, сборка еженедельных отчётов из нескольких систем, ответы на вопросы новых сотрудников.
Пять этапов. На каждом — конкретный результат, который вы видите и можете проверить.
Интервью с владельцами процессов и исполнителями, наблюдение за работой, разбор примеров документов и писем. Записываем каждый процесс как последовательность действий: кто, что делает, в какой системе, сколько раз в месяц, сколько минут уходит на одну операцию.
Считаем полную стоимость часа сотрудника — зарплата, налоги, рабочее место, доля управления — и умножаем на объём. Отдельно оцениваем стоимость ошибок: возвраты, штрафы, повторную обработку, потерянные заявки.
Каждую операцию относим к классу. A — почти полностью автоматизируется. B — автоматизируется частично, человек проверяет исключения. C — ИИ помогает сотруднику, но не заменяет его действие. D — автоматизация нецелесообразна: слишком редкая операция, высокая цена ошибки или нет данных.
Для кандидатов классов A–C оцениваем, сколько часов высвобождается, сколько стоит внедрение и обслуживание, через сколько месяцев вложения возвращаются. Проверяем, превращается ли сэкономленное время в деньги: отказ от найма, рост объёма без расширения штата, перевод людей на другие задачи.
Сводим всё в «Карту автоматизации»: приоритеты, порядок запуска, зависимости от систем, требования к данным и безопасности, рекомендуемый первый пилот. Защищаем результат на встрече с руководством.
Аудит не требует доступа ко всем системам и не останавливает работу отделов. Нужны люди, которые знают процесс, и примеры реальных документов.
Что понадобится
Что не требуется
Работаем под NDA. Если данные нельзя передавать даже в обезличенном виде, разбираем процесс на вашей территории или по демонстрации экрана.
Аудит отвечает на один вопрос: сколько компания платит за конкретную работу и сколько будет платить после изменений. Для этого по каждому процессу фиксируем набор показателей.
Так выглядит сводная часть итогового документа. К каждой строке прилагается описание процесса по шагам, расчёт и требования к внедрению.
| Процесс | Сейчас, ч/мес | Потенциал | Экономия, ₽/мес | Сложность | Класс | Приоритет |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Разбор входящих счетов и УПД | 220 | 65% | ≈ 122 000 | Средняя | A | 1 |
| Ввод заказов из почты в 1С | 180 | 60% | ≈ 92 000 | Средняя | A | 1 |
| Ответы на типовые вопросы клиентов | 260 | 40% | ≈ 88 000 | Низкая | B | 2 |
| Подготовка КП по типовым позициям | 140 | 45% | ≈ 54 000 | Средняя | B | 2 |
| Сверка актов с контрагентами | 120 | 50% | ≈ 51 000 | Высокая | B | 3 |
| Поиск по регламентам и инструкциям | 90 | 30% | ≈ 23 000 | Средняя | C | 3 |
| Согласование нестандартных скидок | 40 | — | — | — | D | Не автоматизировать |
Демонстрационные данные. Стоимость часа принята 850 ₽, экономия указана до вычета расходов на систему. Фактические значения определяются после аудита процесса.
Для каждого кандидата расчёт строится одинаково: сколько часов уходит сейчас, сколько останется после внедрения, сколько стоит час, сколько стоит система в месяц и внедрение один раз. Экономия в месяц = (часы до − часы после) × стоимость часа − стоимость системы. Окупаемость = стоимость внедрения ÷ экономия в месяц.
Демонстрационный расчёт. Фактический эффект определяется после аудита процесса.
Карта автоматизации — не обязательство внедрять всё сразу. Обычно начинают с одного процесса с лучшим соотношением эффекта и сложности.
Проверяем ключевую гипотезу на реальных примерах: система разбирает документы или письма, мы сравниваем результат с работой сотрудника.
Система работает параллельно с текущим процессом на ограниченном объёме. Сотрудники продолжают работать как раньше, мы сравниваем результаты и считаем фактическую экономию.
Интеграция с 1С, CRM, почтой, настройка прав доступа, регламент работы с исключениями, обучение сотрудников.
Ежемесячно отслеживаем точность, объём, долю ошибок, время обработки и экономический эффект. Сравниваем с расчётом из карты.
Переносим подход на следующие процессы из карты. Инфраструктура и интеграции, созданные для первого процесса, обычно снижают стоимость следующих.
Так бывает, когда объём операций мал, процесс меняется каждый квартал, цена ошибки выше экономии или нужного результата можно добиться настройкой существующей системы. В этом случае мы так и пишем — с расчётом, почему вложения не вернутся.
Автоматизировать можно многое. Но не всё имеет смысл автоматизировать. Отказ от внедрения, которое не окупится, — тоже экономия, и обычно не меньшая.
ИИ должен экономить деньги, а не создавать новую статью расходов.
Кейсы из нашей практики: как выглядит процесс до изменений, что передаётся системе и что остаётся человеку.
220 → 70 ч
ручной обработки документов в месяц
Счета, УПД, накладные и акты приходят на почту в разных форматах. Система распознаёт документ, сверяет его с заказом в 1С и готовит запись — сотрудник разбирает только расхождения.
Разбор кейса
470 → 190 ч
администрирования CRM в месяц по отделу
Менеджеры тратят до двух часов в день на карточки сделок, письма и КП. Система готовит итоги звонков, обновления CRM и черновики писем — менеджер проверяет и продаёт.
Разбор кейса
430 → 170 ч
работы с КП в месяц
КП приходят в PDF, Excel и в теле письма, с разными единицами и условиями. Система сводит их в сопоставимую таблицу и отмечает отклонения — выбор поставщика остаётся за закупщиком.
Разбор кейсаАудит одного процесса занимает 1–2 недели. Аудит 3–7 процессов в нескольких отделах — 2–4 недели. Основное время уходит на интервью и разбор примеров, поэтому срок зависит и от того, как быстро удаётся согласовать встречи.
Стоимость фиксированная и зависит от количества процессов. Называем её после первой встречи, когда понятно, сколько процессов и отделов входит в объём. Цена не меняется по ходу работы.
Ответственный за проект — обычно операционный или финансовый директор либо руководитель направления. Владельцы процессов — на интервью по 1–1,5 часа. Один-два исполнителя на каждый процесс — чтобы показать работу на практике. IT-специалист — для вопросов о системах и интеграциях. Суммарно это несколько часов на человека за весь аудит.
Не обязателен. Достаточно выгрузок объёмов, обезличенных примеров документов и демонстрации экрана. Доступ на чтение к тестовой базе ускоряет оценку интеграций, но предоставляется только по вашему решению.
Да, до передачи любых материалов. Мы работаем с обезличенными примерами и не выносим данные за пределы согласованного контура. По запросу используем ваш шаблон соглашения.
Тогда вы получите документ, в котором показано, сколько стоят ваши процессы и почему автоматизация сейчас не окупится. Это тоже результат: он защищает бюджет от внедрения, которое не вернёт вложения, и даёт точку отсчёта на будущее.
Нет. Карта автоматизации — ваш документ. Её можно реализовать силами собственной IT-команды или с другим подрядчиком. Мы описываем требования к решению так, чтобы ими мог воспользоваться любой исполнитель.
Расскажите, какие процессы занимают больше всего времени у ваших сотрудников. На первой встрече уточним объём, назовём стоимость и сроки аудита.
Пять параметров, одна формула и восемь ошибок, из-за которых проекты окупаются только на слайде. Полный пример расчёта, сценарии и сравнение с наймом.
Читать
Методика в пять шагов: от списка повторяющихся операций до карты автоматизации с часами, рублями, классами процессов и приоритетами. С демонстрационными расчётами.
ЧитатьНапишите, где удобнее. Ответим в течение рабочего дня.
Оставить контакт