Закупщик получает пять коммерческих предложений: PDF, Excel, скан и два письма с ценами в тексте. Прежде чем сравнивать поставщиков, он полдня переносит цифры в таблицу. Эту часть работы мы передаём системе, чтобы время закупщика уходило на переговоры и выбор.
| Поставщик А | Поставщик Б | Поставщик В | |
|---|---|---|---|
| Цена за тонну | 86 400 | 84 900 | 88 100 |
| Срок поставки | 14 дн. | 21 дн. | 10 дн. |
| Отсрочка | 30 дн. | 0 | 45 дн. |
| Соответствие ТЗ | да | сталь С245 | да |
Сейчас · 8 ручных шагов
С KV13 · 3
В отделе закупок дорогие ошибки возникают не из-за плохих решений, а из-за усталости: пропущенная строка, перепутанная единица измерения, незамеченное условие предоплаты. Механическую часть сравнения система делает одинаково внимательно в первом и в сотом предложении.
Мы ищем не большие проблемы. Мы ищем маленькие действия, которые повторяются тысячи раз.
Закупочный процесс выглядит управляемым, пока не посчитать, сколько часов уходит на подготовку каждого сравнения.
Один поставщик присылает PDF, другой — Excel со своей структурой, третий пишет цены в теле письма. Привести их к общему виду можно только вручную.
«Кабель ВВГнг 3х2,5», «ВВГ-Пнг(А) 3*2.5» и «кабель силовой 3 жилы 2,5 мм» — одно и то же. Сопоставление занимает больше времени, чем само сравнение цен.
Предоплата, срок действия цены, доставка за счёт покупателя — всё это написано мелко в конце КП и легко пропускается.
Чтобы решить, участвовать ли в тендере, специалист читает весь пакет. Половина тендеров отсеивается уже после этой работы.
Окончание подачи заявок, запрос разъяснений, срок ответа поставщика. Пропущенный срок обнуляет всю подготовку.
Часть сценариев относится к регулярным закупкам, часть — к участию в тендерах в роли поставщика. Экономика у них разная, и на аудите мы считаем каждый отдельно.
Система забирает КП из почты, мессенджеров и порталов, извлекает позиции, цены, сроки и условия.
Предложения сводятся в одну таблицу с итогами по каждому поставщику и по каждой позиции.
Каждое предложение проверяется на соответствие техническому заданию.
Для компаний, которые участвуют в тендерах, система разбирает пакет документации и выделяет главное.
Система ведёт календарь по каждой закупке и тендеру и напоминает заранее.
Типовые письма система готовит сама на основе данных закупки.
Типовая закупка на 40 позиций у пяти поставщиков.
Сейчас 7
С системой 3
Остаётся человеку
Подготовка сравнения сокращается с нескольких часов до проверки готовой таблицы.
Фрагмент сравнительной таблицы, которую система готовит для закупщика. Данные условные.
| Поставщик | Сумма, ₽ | Срок | Оплата | Отклонения от ТЗ |
|---|---|---|---|---|
| Поставщик А | 1 240 000 | 14 дней | Отсрочка 30 дней | Нет |
| Поставщик Б | 1 185 000 | 21 день | Предоплата 50% | Срок больше требуемого |
| Поставщик В | 1 090 000 | 14 дней | Отсрочка 15 дней | 3 позиции заменены аналогами |
| Поставщик Г | 1 210 000 | 10 дней | Предоплата 100% | Не предложены 2 позиции |
Самая низкая цена не всегда означает самое выгодное предложение. Система показывает, за счёт чего она получена, решение принимает закупщик.
Закупщику
Системе
Система не отправляет поставщику обязательств и не подтверждает заказ без закупщика.
Закупочные цены и условия договоров — коммерческая тайна. Решение разворачивается в инфраструктуре компании, данные не передаются публичным AI-сервисам.
Закупщик видит свои закупки, руководитель — весь отдел. Права наследуются из корпоративной авторизации.
Фиксируется, какие КП обработаны, какие письма подготовлены и кто их отправил.
Предложения поставщиков, цены и тендерные заявки не передаются в публичные AI-сервисы.
Архитектура проектируется с учётом требований компании к информационной безопасности и обработке данных.
Подробнее о закрытом контуреПример: отдел из четырёх закупщиков, около 60 закупок с запросом КП и 8–10 тендеров в месяц. Подготовка сравнений и разбор документации занимают 260 часов.
Демонстрационный расчёт. Фактический эффект определяется после аудита процесса.
Кейсы из нашей практики: сравнение КП в производственном холдинге и разбор тендерной документации в строительной компании.
430 → 170 ч
работы с КП в месяц
КП приходят в PDF, Excel и в теле письма, с разными единицами и условиями. Система сводит их в сопоставимую таблицу и отмечает отклонения — выбор поставщика остаётся за закупщиком.
Разбор кейса
360 → 150 ч
разбора тендерной документации в месяц
Половина тендеров отсеивается только после полного разбора документации. Система извлекает требования, стоп-факторы и риски со ссылками на пункты — решение об участии принимает руководитель.
Разбор кейсаСчитаем количество закупок, форматы КП, время на сравнение и согласование. Определяем, где ручная работа стоит дороже всего.
Прогоняем через систему реальные КП прошлых периодов и сравниваем с таблицами, которые делали закупщики.
Закупщики работают как обычно, система готовит таблицы параллельно. Измеряем время и точность.
Подключаем почту, 1С или ERP, настраиваем шаблоны таблиц и писем. Добавляем тендерные сценарии.
Система сопоставляет позиции по смыслу и характеристикам, а не по точному совпадению названия. Неуверенные сопоставления помечаются, закупщик подтверждает их одним действием. Подтверждённые соответствия сохраняются и используются в следующих закупках.
Нет. Система показывает сравнение, расхождения и полную стоимость. Выбор, переговоры и оценка надёжности поставщика — ответственность закупщика.
Документацию с площадок система разбирает так же, как любые другие файлы. Автоматическая подача заявок не входит в наши сценарии: это действие с высокой ответственностью, и его выполняет сотрудник.
Да, если история закупок хранится в 1С, ERP или таблицах. Система показывает отклонение от последней цены и от средней за период.
Через подключение к рабочим аккаунтам компании или пересылку в выделенный адрес. Способ зависит от того, какие каналы используют поставщики и что допускают правила информационной безопасности компании.
Да. Выбранное предложение можно передать в учётную систему как черновик документа, например заказа поставщику. Проводит и подтверждает документ сотрудник. Способ интеграции выбирается под конфигурацию.
Зависит от объёма пакета. Первичную выжимку — требования, сроки, рисковые условия — система готовит за минуты. Проверка выжимки и решение об участии остаются за специалистом.
При десятке закупок в месяц автоматизация может не окупиться. Мы посчитаем это на аудите и честно скажем, если внедрение нецелесообразно.
Пришлите запрос и несколько КП прошлой закупки. Мы покажем, как система сведёт их в таблицу, и оценим, сколько времени отдела это освободит.
Напишите, где удобнее. Ответим в течение рабочего дня.
Оставить контакт