Счета, УПД, накладные, акты, спецификации приходят сотнями и тысячами. Каждый документ сотрудник открывает, читает, сверяет и переносит в учётную систему. Это не бухгалтерия и не логистика — это перенос данных. Мы передаём его системе, а людям оставляем расхождения и решения.
Сейчас · 7 ручных шагов
С KV13 · 3
Одна операция занимает 3–7 минут и кажется мелочью. Но если документов 3 000 в месяц, это 150–350 часов — полторы-две ставки, которые заняты перепечатыванием.
Больше поставок — больше документов — больше людей на обработку. Отдел, который занимается вводом, расширяется быстрее, чем бизнес.
Перепутанная цифра в сумме или неверный ИНН всплывают при сверке с контрагентом или при закрытии периода, когда исправлять дороже.
Количество в накладной не совпадает с заказом, цена — со спецификацией. При потоке в сотни документов в день сотрудник проверяет итоговую сумму и не смотрит построчно.
Пришёл счёт без УПД, акт без подписи, отгрузка без сертификата. Это выясняется через месяц, когда документа уже не дождаться без отдельного запроса.
Документы копятся, обрабатываются пачкой перед закрытием периода. Сотрудники перерабатывают, а качество проверки падает.
Только один сотрудник знает, как разбирать документы конкретного поставщика с нестандартной формой. Его отпуск — риск для процесса.
Мы раскладываем обработку документа на действия и смотрим, где нужно суждение сотрудника. Чаще всего — только в одном месте: когда данные не сходятся.
Сейчас 7
После 4
Остаётся человеку
Документ с расхождением не проводится автоматически. Он попадает в очередь сотрудника с отмеченными строками, которые не сошлись.
Набор операций настраивается под ваши типы документов, контрагентов и правила проверки. Не обязательно включать всё сразу: часто проект начинается с одного типа документа, на который приходится основная часть потока, например входящих УПД от поставщиков.
Сканы, фотографии, PDF с текстовым слоем и без него. Система определяет, что перед ней: счёт, УПД, ТОРГ-12, акт, счёт-фактура, договор, спецификация, доверенность.
Номер, дата, ИНН/КПП, банковские реквизиты, суммы, НДС, позиции с количеством и ценой. Для каждого поля — оценка уверенности.
Система находит связанный заказ, договор или спецификацию и сравнивает построчно: позиции, количество, цены, условия оплаты.
По правилам компании система знает, какой пакет документов нужен для операции, и показывает, чего не хватает.
Корректные документы создаются в 1С или ERP со всеми реквизитами и прикреплённым сканом. Сотрудник проверяет выборочно или подтверждает пачкой.
Документы распределяются по ответственным: бухгалтерия, закупки, склад, юристы. Нестандартные случаи уходят человеку с описанием проблемы.
Вся обработка происходит внутри инфраструктуры компании. Учётная система остаётся главной, KV13 готовит и проверяет данные для неё.
Каждое действие системы записывается в журнал: какой документ, какие данные извлечены, что сверено, кто подтвердил.
Документ — это обязательство и деньги. Поэтому система не принимает решений о спорных документах, а готовит всё, чтобы человек принял решение за минуту. Порог, выше которого нужно подтверждение, и список операций, которые проводятся автоматически, определяет компания. На старте обычно всё работает в режиме подтверждения, а автоматическое проведение включается по мере накопления статистики точности.
Остаётся сотруднику
Делает система
Типовая ситуация: на ручную обработку уходит около 260 часов в месяц. После автоматизации остаётся около 80 часов — разбор расхождений, исключения, выборочная проверка.
Демонстрационный расчёт. Фактический эффект определяется после аудита процесса: он зависит от доли сканов плохого качества, числа форм документов и состояния справочников.
Особенности работы с 1С описаны на странице ИИ и 1С.
Два типовых процесса. Первый — дистрибьютор, который получает 3–4 тысячи документов в месяц от сотен поставщиков и вручную заносит их в учётную систему. Второй — группа компаний, где бухгалтерия сверяет первичные документы и акты между юрлицами и с контрагентами. В обоих случаях основная экономия появляется не на распознавании, а на сверке и разборе расхождений.
220 → 70 ч
ручной обработки документов в месяц
Счета, УПД, накладные и акты приходят на почту в разных форматах. Система распознаёт документ, сверяет его с заказом в 1С и готовит запись — сотрудник разбирает только расхождения.
Разбор кейса
480 → 210 ч
ручной сверки в месяц
Бухгалтеры построчно сверяют первичку и акты сверки, хотя расхождений обычно 5–8%. Система сопоставляет документы и готовит список расхождений — корректировки вносит бухгалтер.
Разбор кейсаРаспознавание и извлечение данных выполняются на ваших серверах. Документы не загружаются в публичные AI-сервисы.
Распознавание и анализ работают внутри контура или в частном облаке.
Система и сотрудники видят только те документы, которые им положены.
Для каждого документа сохраняется история: что извлечено, что сверено, кто подтвердил.
Архитектура проектируется с учётом требований компании к информационной безопасности и обработке данных.
Как работает ИИ в закрытом контуреСчитаем документы по типам и источникам, замеряем время обработки, смотрим правила проверки и долю ошибок.
Берём 200–500 реальных документов и показываем точность извлечения по каждому типу.
Система обрабатывает поток, сотрудники продолжают работать как раньше. Сравниваем результаты, настраиваем правила.
Включаем автоматическое создание документов для типов с подтверждённой точностью. Остальные — в режиме подтверждения.
Следим за точностью и долей исключений, добавляем новые формы и типы документов.
OCR превращает картинку в текст. Дальше человек всё равно ищет в тексте нужные поля и сверяет. Наша система понимает структуру документа, извлекает реквизиты, сверяет их с данными учётной системы и создаёт документ. OCR — только первый шаг.
Система работает с типовыми сканами и фотографиями. Если качество не позволяет уверенно распознать поле, оно помечается, а документ уходит сотруднику. Доля таких документов видна на пилоте.
Это нормальная ситуация. Система не требует шаблона под каждую форму: она извлекает данные по смыслу. Для редких нестандартных форм точность проверяется отдельно.
Для ЭДО основная работа — не распознавание, а сверка с заказом, сопоставление номенклатуры и проверка комплектности. Эти операции тоже занимают время сотрудников.
Только если вы так решите и только для документов без расхождений. Можно оставить режим, в котором система всё готовит, а сотрудник подтверждает пачкой.
Здесь объект работы — документ: его содержание, реквизиты, сверка. Если задача в том, чтобы разобрать поток писем на общих ящиках и понять, что в каждом, смотрите автоматическую обработку почты.
Ориентир — от 800–1 000 документов в месяц. При меньшем объёме экономия часто не покрывает стоимость внедрения, и мы об этом скажем на аудите.
Пришлите выборку входящих документов и опишите, куда и как они сейчас заносятся. Мы оценим точность распознавания на ваших данных и рассчитаем, сколько часов освободится. Если автоматизация не окупится, мы так и скажем.
Напишите, где удобнее. Ответим в течение рабочего дня.
Оставить контакт