Сравнение коммерческих предложений поставщиков в производственном холдинге
КП приходят в PDF, Excel и в теле письма, с разными единицами и условиями. Система сводит их в сопоставимую таблицу и отмечает отклонения — выбор поставщика остаётся за закупщиком.
430 → 170 чработы с КП в месяц
Название компании не раскрываем: проект выполнен по соглашению о конфиденциальности (NDA). Отрасль, масштаб и цифры — по данным проекта.
- Компания
- Производственный холдинг, 4 площадки, отдел закупок 12 человек
- Масштаб
- около 200 закупочных процедур в месяц, 3–6 КП на каждую
- Окупаемость
- около 6,5 месяца
- Сроки
- Аудит 2 недели · пилот 5 недель · внедрение 5 недель
Что происходило раньше
Закупщик рассылает запрос поставщикам и получает ответы в любом виде: PDF, Excel, текст письма, скан с печатью. У одного цена с НДС, у другого без, у третьего — за упаковку вместо штуки, у четвёртого — аналог вместо запрошенной позиции.
Всё это нужно привести к одному виду: найти позиции, пересчитать единицы, учесть НДС, доставку, отсрочку платежа и сроки поставки, перенести в сравнительную таблицу. Неполные предложения — уточнить у поставщика. Затем подготовить обоснование выбора для согласования.
Четыре площадки холдинга делают это каждая по-своему, поэтому сравнивать цены между ними тоже приходится вручную.
Почему это дорого
200 процедур × 4 КП × 25 минут на разбор ≈ 330 часов. Плюс сравнительная таблица и обоснование: 200 × 30 минут = 100 часов. Всего около 430 часов в месяц. При полной стоимости часа закупщика 1 000 ₽ — 430 000 ₽ в месяц.
Дороже рутины — ошибки сравнения. Цена без НДС против цены с НДС, разные единицы, не учтённая доставка: переплата в таких случаях не видна ни закупщику, ни согласующему. В расчёт это не входит.
Закупщик нанят, чтобы работать с поставщиками и ценой. Вместо этого значительная часть его дня уходит на перенос цифр в таблицу.
Что сделали
Система собирает КП из почты и привязывает их к запросу. Из PDF, Excel и сканов она извлекает позиции, цены, сроки и условия, сопоставляет позиции с номенклатурой в 1С:ERP и приводит единицы измерения и цены к сопоставимому виду — с НДС, доставкой и отсрочкой.
На выходе — сравнительная таблица по всем предложениям и черновик обоснования выбора. Неполные КП и цены, которые заметно отклоняются от истории закупок, отмечены отдельно. Для неполных предложений система готовит уточняющие вопросы поставщику.
Выбор поставщика, переговоры и решение по аналогам остаются за закупщиком и закупочной комиссией.
| Поставщик А | Поставщик Б | Поставщик В | |
|---|---|---|---|
| Цена за тонну | 86 400 | 84 900 | 88 100 |
| Срок поставки | 14 дн. | 21 дн. | 10 дн. |
| Отсрочка | 30 дн. | 0 | 45 дн. |
| Соответствие ТЗ | да | сталь С245 | да |
Что изменилось
| Показатель | Было | Стало |
|---|---|---|
| Ручная работа с КП | 430 ч/мес | 170 ч/мес |
| Подготовка сравнения | 1–2 дня | 2–3 часа |
| Позиции, сопоставленные с номенклатурой автоматически | 0% | 80–85% |
| Ошибки сравнения (НДС, единицы) | выявляются случайно | до согласования |
Ручная работа с КП сокращается с 430 до 170 часов в месяц. Сравнительная таблица готова через 2–3 часа после получения последнего предложения, а не через день-два.
Ошибки сравнения выявляются до согласования: система не даёт положить в одну колонку цену с НДС и без. Отклонения от истории цен видны сразу — это готовый аргумент для переговоров.
Все четыре площадки сравнивают предложения по одной методике, и руководитель закупок видит сопоставимые данные по холдингу.
Экономика проекта: высвобождается 260 часов в месяц, это 260 000 ₽ по полной стоимости часа. За вычетом поддержки системы (45 000 ₽ в месяц) остаётся около 215 000 ₽ в месяц. При стоимости внедрения 1 400 000 ₽ срок окупаемости — около 6,5 месяца.
Экономика
Экономия в месяц = (часы до − часы после) × стоимость часа − расходы на систему. Окупаемость = стоимость внедрения ÷ экономия в месяц.
- Экономический эффект в месяц
- ≈ 215 000 ₽
- Окупаемость внедрения
- около 6,5 мес.
- В год
- 2 580 000 ₽
Расчёт по данным проекта. Название клиента не раскрываем по NDA.
Интеграции
- 1С:ERP
- Корпоративная почта
- Excel
- Система согласования закупок
Решения по теме
- ИИ для закупок и тендеров Коммерческие предложения в разных форматах сводятся в одну таблицу, тендерная документация разбирается на требования, сроки и риски. Выбор поставщика остаётся за закупщиком.
- ИИ и 1С Заказы из почты превращаются в «Заказ клиента», входящие УПД сверяются с поступлениями, вопросы об остатках и статусах закрываются данными из 1С. Подключение — под вашу конфигурацию.
- ИИ для производства Заказы и спецификации, техническая документация, документы ОТК, закупки комплектующих и отчётность. Убираем ручную работу вокруг цеха, а не в цехе.