Квалифицированный бухгалтер тратит часы на то, чтобы найти акт, сравнить две суммы и ответить поставщику, что оплата прошла. Мы передаём системе сбор, сортировку и сверку документов. Проводки, оценки и подписи остаются за людьми.
Сейчас · 8 ручных шагов
С KV13 · 3
Дорогими в бухгалтерии редко оказываются сложные задачи. Дорого стоят простые действия, которые повторяются сотни раз в месяц и не требуют квалификации, за которую компания платит.
Почта, ЭДО, сканы от курьера, фото из мессенджера. Прежде чем документ провести, его нужно найти, переименовать и положить в нужную папку.
Акт сверки на сорок строк сравнивается с оборотно-сальдовой ведомостью построчно. Одну неверную сумму ищут полчаса.
Оплата прошла, акта нет. Это выясняется в конце квартала, когда спокойно разбираться уже некогда.
Поставщики пишут и звонят: «Получили ли счёт?», «Когда оплатите?». Каждый ответ — поиск в 1С, банке и платёжном календаре.
Финдиректор просит дебиторку по ключевым клиентам. Бухгалтер выгружает три отчёта и сводит их в таблицу. Через неделю — то же самое.
Всё, что не сделано в течение месяца, приходится на последние пять дней. Переработки становятся нормой, ошибки — ожидаемыми.
Каждый сценарий — отдельный процесс со своей экономикой. Начинать имеет смысл с того, где объём наибольший, а цена ошибки контролируема.
Система забирает документы из почты, ЭДО и папок со сканами, определяет тип и контрагента, извлекает реквизиты.
Данные документа сравниваются с поступлениями, заказами и оплатами в 1С.
По каждой оплате система проверяет, получен ли акт или УПД и сколько дней прошло.
Типовые вопросы поставщиков система разбирает сама: находит счёт, проверяет статус, готовит ответ.
Регулярные отчёты для финансового директора собираются из данных 1С и банка без ручного сведения.
Система следит за правилами, которые задаёт финансовая служба, и сообщает, когда что-то выходит за рамки.
Пример на одной операции — ежемесячной сверке с контрагентами. У группы компаний таких сверок бывает несколько десятков в месяц.
Сейчас 8
С системой 3
Остаётся человеку
Бухгалтер работает с десятком спорных случаев, а не с шестьюдесятью актами.
Граница проходит по ответственности. Всё, что влияет на учёт, налоги и деньги компании, подтверждает человек.
Бухгалтеру и финансовому директору
Системе
ИИ не принимает финансовых решений. Самостоятельные действия допускаются только для операций с низким риском и только после того, как точность подтверждена на пилоте.
На аудите для каждой операции фиксируется, что система делает сама, что предлагает и что только готовит к подтверждению.
| Операция | Что делает система | Уровень | Кто решает |
|---|---|---|---|
| Сортировка входящих документов | Определяет тип, раскладывает по реестрам | Автоматическое действие | Выборочный контроль |
| Сверка документа с поступлением | Сравнивает и показывает расхождения | Подготовка решения | Бухгалтер |
| Запрос недостающего акта | Готовит письмо контрагенту | Подготовка решения | Менеджер или бухгалтер |
| Ответ о статусе оплаты | Находит статус и формирует ответ | По шаблону или с подтверждением | Определяется на аудите |
| Корректировка в учёте | Описывает расхождение и вероятную причину | Подтверждение человеком | Бухгалтер |
| Смена реквизитов поставщика | Фиксирует изменение, останавливает автоответы | Подтверждение человеком | Финансовый директор |
Распределение зависит от регламентов компании и согласуется до начала пилота.
Для бухгалтерии мы по умолчанию рассматриваем закрытый контур: модели и поиск работают на серверах компании или в выделенном частном облаке.
Система видит только данные, нужные для конкретного сценария. Права берутся из корпоративной авторизации.
Фиксируется каждое действие: какой документ, что сделано, кто подтвердил.
Первичка, выписки и договоры не передаются в публичные AI-сервисы.
Архитектура проектируется с учётом требований компании к информационной безопасности и обработке данных.
Как устроен закрытый контурПример для финансовой службы из шести человек: около 2 500 входящих документов и 60 сверок в месяц. На рутинные операции уходит 320 часов.
Демонстрационный расчёт. Фактический эффект определяется после аудита процесса.
Клиент под NDA: группа компаний, сверка первичных документов и актов между юрлицами и с внешними контрагентами.
Учёт продолжает работать как раньше, пока система не докажет точность на ваших документах.
Разбираем, какие операции занимают больше всего часов, считаем их стоимость, выбираем первую задачу. Иногда вывод аудита — автоматизировать не нужно.
Проверяем распознавание и сверку на выборке реальных документов прошлых периодов.
Система работает рядом с бухгалтерами, результаты сравниваются. Ничего не проводится без человека.
Подключаем рабочие базы, настраиваем права, уведомления и журнал действий.
Отслеживаем точность, долю ручных проверок и время операций. Подключаем следующие процессы по карте автоматизации.
По умолчанию нет. Система готовит данные и показывает расхождения, проводит бухгалтер. Для отдельных операций с низким риском, например создания черновика документа поступления, автоматическое действие можно согласовать после пилота, когда точность подтверждена на ваших данных.
Каждое извлечённое поле получает оценку уверенности. Документы с низкой уверенностью или с расхождениями уходят на ручную проверку. На пилоте мы измеряем долю ошибок и настраиваем пороги так, чтобы ошибка не попадала в учёт незамеченной.
С типовыми и доработанными конфигурациями: Бухгалтерия, Комплексная автоматизация, ERP, Управление торговлей. Способ подключения выбирается под конфигурацию — HTTP-сервисы, OData, обмен файлами или внешние обработки. Подробности — на странице об ИИ и 1С.
Система помогает собрать данные и проверить их полноту. Формирование и подачу отчётности, оценку налоговых рисков и выбор позиции мы оставляем специалистам. ИИ не заменяет главного бухгалтера и не принимает решений за него.
Задача — снять с людей рутину. Чаще всего эффект выражается в том, что команда справляется с ростом объёма без новых сотрудников и закрывает месяц без переработок. Решение о штате принимает руководство компании.
Ответы строятся только на данных из ваших систем и по утверждённым шаблонам. Система не обещает сроков оплаты, которых нет в платёжном календаре, и передаёт человеку любой вопрос за пределами сценария.
Ориентир — от нескольких сотен документов или нескольких десятков сверок в месяц. При меньших объёмах экономия часто не окупает внедрение, и мы скажем об этом на аудите.
Покажите, как сейчас проходит сверка или приём первички. Мы оценим объём, стоимость ручной работы и долю, которую реально передать системе.
Напишите, где удобнее. Ответим в течение рабочего дня.
Оставить контакт