Заказы из почты и мессенджеров в 1С у производителя упаковки

Что происходило раньше

Клиенты присылают заказы как им удобно: письмом, таблицей Excel, фотографией бланка, сообщением в мессенджере. Позиции называют по-своему — «короб 300 на 200 бурый, пятислойка», а не артикулом из каталога.

Шесть менеджеров по работе с клиентами разбирают каждый заказ: сопоставляют названия клиента с номенклатурой, проверяют остатки, цены и условия договора, создают заказ покупателя в 1С, уточняют непонятные позиции и отправляют подтверждение со счётом.

Заказы, пришедшие вечером или в выходные, обрабатываются на следующий рабочий день. В понедельник утром очередь самая длинная.

Почему это дорого

2 500 заказов × 8 минут ≈ 335 часов, с уточнениями — около 340 часов в месяц. Это две ставки менеджера. При полной стоимости часа 800 ₽ — 272 000 ₽ в месяц на перенос заказов из одного окна в другое.

Ошибки сопоставления (2–3% позиций) — не тот размер или не та марка картона — приводят к пересорту, возвратам и переделке партии. Каждая такая ошибка стоит дороже часа ручного ввода.

Менеджер по работе с клиентами нужен для отношений с клиентами. Сейчас большую часть дня он работает оператором ввода.

Что сделали

Система забирает заказы из почты и мессенджеров и извлекает позиции, количества и сроки из текста, таблиц и фотографий. Названия клиента сопоставляются с номенклатурой по истории его прошлых заказов: у каждого клиента свой словарь соответствий, который пополняется после каждой правки менеджера.

Дальше система проверяет остатки, цены и условия договора в 1С и создаёт черновик заказа покупателя. Позиции, в которых она не уверена, отмечены. Готовится подтверждение и счёт для отправки клиенту.

Менеджер проверяет черновик и подтверждает его одним действием. Нестандартные цены, сроки и новые изделия остаются за ним.