Диспетчерская обработка заявок и статусов в транспортной компании
Заявки на перевозку приходят в свободной форме, клиенты постоянно спрашивают, где груз. Система разбирает заявки в TMS и отвечает на запросы статуса — диспетчер занимается машинами и отклонениями.
620 → 250 чдиспетчерской рутины в месяц
Название компании не раскрываем: проект выполнен по соглашению о конфиденциальности (NDA). Отрасль, масштаб и цифры — по данным проекта.
- Компания
- Транспортная компания, около 150 сотрудников
- Масштаб
- около 2 500 заявок и 3 000 запросов статуса в месяц
- Окупаемость
- около 5,5 месяца
- Сроки
- Аудит 2 недели · пилот 5 недель · внедрение 4 недели
Что происходило раньше
Заявки на перевозку приходят на почту и в мессенджеры: адреса, даты, вес, габариты, тип груза — в тексте письма, в Excel, иногда в скане бланка. Пять диспетчеров разбирают их вручную, уточняют недостающее, вносят в TMS, подбирают машину и подтверждают клиенту.
Параллельно идёт второй поток — «где мой груз». Диспетчер открывает систему мониторинга, при необходимости звонит водителю и отвечает клиенту. Запросов статуса больше, чем самих заявок.
Пиковые часы — утро и пятница. В это время заявки ждут разбора по 1–2 часа, а часть клиентов отдаёт перевозку тому, кто подтвердил быстрее.
Почему это дорого
Заявки: 2 500 × 10 минут ≈ 420 часов. Запросы статуса: 3 000 × 4 минуты ≈ 200 часов. Всего около 620 часов в месяц — почти четыре ставки диспетчера. При полной стоимости часа 800 ₽ это 496 000 ₽ в месяц.
Ошибки ручного переноса (3–4% заявок) — перепутанные адреса и даты — оборачиваются холостыми пробегами и простоями, которые стоят дороже самого ввода. Медленное подтверждение в пик стоит потерянных заказов. Ни то, ни другое в расчёт не входит.
Решение в этом процессе одно — какую машину поставить. Всё остальное — чтение, перенос, поиск статуса и ответ по шаблону.
Что сделали
Система принимает заявки из почты и мессенджеров в любом формате, извлекает адреса, даты, вес, габариты и тип груза и проверяет полноту. Если данных не хватает, клиенту уходит уточняющий запрос по шаблону. Полная заявка появляется в TMS как черновик — вместе с подходящими машинами с учётом типа кузова, маршрута и загрузки.
Запросы статуса система закрывает сама: подтягивает данные GPS-мониторинга и отвечает клиенту. Если машина отклоняется от графика или данных нет, запрос уходит диспетчеру с описанием ситуации.
Выбор машины, ставки и любые нестандартные перевозки остаются за диспетчером. Система предлагает, человек решает.
- Заявка на поставку, 3 позиции Заказ → 1С
- Счёт № 1182 и акт за сентябрь Счёт → бухгалтерия
- Где наша машина? Груз опаздывает Статус → автоответ
- Претензия по качеству партии Претензия → руководителю
- Резюме: инженер-сметчик Резюме → HR
- Новости рынка, рассылка Архив
Что изменилось
| Показатель | Было | Стало |
|---|---|---|
| Ручная работа диспетчеров | 620 ч/мес | 250 ч/мес |
| Время подтверждения заявки | 1–2 ч | 15–20 мин |
| Запросы статуса без диспетчера | 0% | около 70% |
| Заявки с ошибками в адресах и датах | 3–4% | менее 1% |
Диспетчеры работают с назначением машин и отклонениями, а не с перепечатыванием. Ручная работа сокращается с 620 до 250 часов в месяц.
Заявка подтверждается за 15–20 минут вместо 1–2 часов, в том числе в пик. Около 70% запросов статуса закрываются без диспетчера. Ошибок в адресах и датах становится заметно меньше: система сверяет адрес с адресами клиента из истории перевозок.
Тот же состав диспетчеров выдерживает рост числа заявок без найма.
Экономика проекта: высвобождается 370 часов в месяц, это 296 000 ₽ по полной стоимости часа. За вычетом поддержки системы (50 000 ₽ в месяц) остаётся около 246 000 ₽ в месяц. При стоимости внедрения 1 300 000 ₽ срок окупаемости — около 5,5 месяца.
Экономика
Экономия в месяц = (часы до − часы после) × стоимость часа − расходы на систему. Окупаемость = стоимость внедрения ÷ экономия в месяц.
- Экономический эффект в месяц
- ≈ 246 000 ₽
- Окупаемость внедрения
- около 5,3 мес.
- В год
- 2 952 000 ₽
Расчёт по данным проекта. Название клиента не раскрываем по NDA.
Интеграции
- TMS или 1С:TMS
- Корпоративная почта
- Мессенджеры
- Система GPS-мониторинга
Решения по теме
- ИИ для логистики Заявки из почты и мессенджеров, сверка ТТН, УПД и CMR, статусы и уведомления клиентам. Диспетчер работает с исключениями, а не с потоком однотипных сообщений.
- Автоматическая обработка почты Система разбирает общие ящики: классифицирует письма, извлекает заявки и заказы из текста и вложений, создаёт сущности в CRM и 1С, готовит черновики ответов и следит, чтобы ни одно письмо не осталось без ответа.
- ИИ-агенты для бизнеса ИИ-агенты выполняют цепочку действий в ваших системах: получают задачу, проверяют данные, действуют в пределах заданных полномочий и передают человеку то, что требует решения.